Análisis organizacional
El análisis organizacional es parte del rol del psicólogo, y se puede llevar a cabo en cualquier organización.
Es un diagnóstico de la empresa para ver todas las debilidades y fortalezas, conocer a la empresa más a fondo, y armar una estrategia de mejora y un plan de prioridades.
El AO puede ser una autoevaluación (como el CAF; hay que estar muy atentos por ser “auto”) o puede ser realizada por un consultor externo (que ayuda con la objetividad).
El AO analiza toda la organización, desde el contexto al departamento de RRHH o contaduría.
Algunas herramientas:
– Entrevistas semi-dirigidas, individuales o grupales (toda la info que juntamos es confidencial, y hay que saber transmitir eso).
– Encuestas, cuestionarios
– Buscar documentación (como evaluaciones de desempeño, para conocer a la empresa)
– Observación
Puntos que se analizan en un AO:
1) El contexto
Clientes, proveedores… el medio con el que interactúa el sistema. Qué tenemos, qué queremos, a qué apuntamos… La misión se relaciona con el contexto.
2) Objetivos y estrategias
A corto, mediano, y largo plazo. Y no solo a nivel empresa, sino en los distintos subsistemas.
Ver si objetivos y estrategias están bien relacionados.
3) RRHH
Si las personas están conformes, el nivel salarial, de ausentismo, si cuento con la gente que necesito, si hay perfiles de puestos definidos, si cada uno sabe lo que debe hacer, si hay capacitaciones…
4) Recursos Financieros
Planificación económica, objetivos deseados, planificación de presupuestos. Acá podemos necesitar ayuda externa. Repercusiones del contexto en esta área.
5) Equipamiento y estructura
El lugar, lo físico. Si hay coherencia entre el trabajo a realizar, el espacio y el equipamiento (desde el espacio donde se realiza la tarea hasta el baño o la cocina). Todo esto afecta, por ejemplo, a la motivación.
6) Estructura organizacional
Para conocer la empresa, su orden jerárquico, el proceso de toma de decisiones, la comunicación.
En todo análisis organizacional es fundamental el compromiso de la dirección, y como agentes facilitadores hay que dejar esto en claro, así como que hacer un análisis siempre tiene un efecto, positivo o negativo, pero nunca es neutro.
C.A.F.
El CAF es un elemento posible para realizar un análisis organizacional.
Es un “marco común de autoevaluación”, diseñado para organizaciones gubernamentales, principalmente de Europa (y con algo de aplicación en LA) desde el ’99. El objetivo es que ese análisis sea homogéneo, el mismo parámetro para todas las organizaciones gubernamentales.
Se divide en 9 criterios para analizar, que a su vez se dividen en 2 grandes grupos: agentes facilitadores y de resultados.
Otro de los objetivos fundamentales es poder hacer el benchmarking: comparar una organización con otra, ver los puntos fuertes y débiles de cada una, cuáles fueron los objetivos y cómo se implementaron. Es un análisis comparativo para aprender de los demás, algo que en las empresas privadas se dificulta porque son competencia.
El CAF es un examen global y sistemático, para detectar fortalezas y debilidades, actividades y procesos, y resultados obtenidos. Y con esto determinar medidas conectoras o planes de mejora.
Se divide en 3 etapas: inicial, análisis y plan de mejora.
1) Etapa inicial.
Hay que tener el aval del director, el compromiso. Se conforma el comité de autoevaluación, con un director (empleado de la organización) que nos ayuda brindándonos info a nosotros y a los otros empleados.
El comité debe ser lo más abierto, objetivo y heterogéneo posible, así como lo más representativo, con empleados de distintos sectores y niveles jerárquicos y antigüedad.
Es fundamental que haya una buena capacidad de comunicación, así como la información que se brinda a la organización y al equipo: qué se va a hacer y cómo.
2) Autoevaluación propiamente dicha.
Se analizan los agentes facilitadores y de resultados, con criterios y subcriterios. Cada variable es medida por cada persona según su experiencia directa o indirecta, y la información que le hayan brindado.
El puntaje que se dé (0 a 5) debe ser avalado para después poder consensuarlo con el resto del comité. Lo ideal es llegar a un acuerdo, pero de no ser posible, se promedia.
3) Plan de mejoras.
Es poder priorizar, a partir de los resultados, qué criterios se van a trabajar primero, cómo y en qué plazo. Objetivos y estrategias.
Obtener y procesar información, ver qué, cómo y cuándo se va a hacer.
Esto idealmente se hace también con el comité, aunque la que tiene la última palabra es la dirección.
También es importante hacer un seguimiento de los objetivos y estrategias planteados, qué se hizo, qué problemas hubo.
¿Por qué puede fallar el CAF?
· Porque se hizo sin el respaldo del director
· El equipo no es representativo ni heterogéneo
· No se tienen herramientas adecuadas
· Se tienen demasiados proyectos al mismo tiempo
· Se realiza en un mal momento
· No hay recursos económicos ni voluntad.
El CAF tiene 4 propósitos:
1. Identificar las características comunes de las organizaciones del sector público.
2. Ser una herramienta para los administradores públicos que quieran mejorar el rendimiento de su organización.
3. Hacer de puente entre los diferentes modelos que se usan en la gestión de calidad.
4. Facilitar el benchmarking entre las organizaciones del sector público.
Se puede tomar después tanto después de una crisis, como normativamente todos los años. Es una autoevaluación basada en evidencia, que se realiza retrospectivamente.
Agentes facilitadores.
Son los que determinan el funcionamiento de la organización, compuestos por 5 criterios:
1- Liderazgo.
Cómo los líderes y directivos desarrollan y facilitan la consecución de la misión y visión, transmiten los valores, mediante acciones y comportamientos.
El líder debe tener una clara comprensión de la misión y visión, respetar la cultura de la organización y poder transmitirla.
Algunos elementos a tener en cuenta:
– Dar una orientación a la organización: desarrollar y comunicar con claridad misión, visión y valores.
– Desarrollar e implementar un sistema para gestionar la org.
– Si son consecuentes con los objetivos y comunicativos.
– Si pueden motivar y apoyar al personal y ser modelos.
2- Estrategia y planificación.
Cómo implementa la organización su misión y visión mediante una estrategia, que debe estar centrada en los grupos de interés y apoyada por políticas, planes, objetivos, metas y procesos relevantes.
Se recaba información sobre el propio funcionamiento, así como la cultura interna, estructuras y operaciones. Se toman las evidencias de lo que hace la organización para:
– Recoger info relativa a las necesidades presentes y futuras de los interesados.
– Desarrollar, revisar y actualizar las estrategias y planificación.
– Implantar esa estrategia y planificación en toda la org.
3- Gestión de los RRHH
Cómo se gestiona y aprovecha el conocimiento y potencial de las personas que componen la organización, tanto grupal como individual, y trabajadores directos o indirectos. Se relaciona con retener o expulsar talentos.
Se evalúa:
– Planificar, gestionar y mejorar los RRHH en relación a la estrategia y planificación
– Identificar, desarrollar y aprovechar las capacidades de los empleados, en consonancia con las metas y objetivos individuales, grupales y de la org.
– Que haya criterios claros para la selección y desarrollo del personal.
– Su promoción y reconocimiento.
– Motivación, capacitación
– Si hay mecanismos de escucha
4- Alianzas y recursos
Desarrollar e implementar relaciones claves de asociación. Cómo se planifican y gestionan las alianzas (puntualmente, asuntos financieros) y recursos internos (gastos y análisis del riesgo).
Se evalúa:
– Desarrollo e implementación de relaciones clave de asociación
– Desarrollo y establecimiento de alianzas con clientes o ciudadanos
– Gestión del conocimiento
– Gestión de las finanzas
– Gestión de la tecnología
5- Gestión de los procesos y el cambio
Cómo gestiona, mejora y desarrolla sus procesos para introducir innovaciones, apoyar su política y estrategia, y satisfacer a los clientes y grupos de interés, generando cada vez mayor valor.
Se evalúa:
– Identificar, diseñar, gestionar y mejorar los procesos
– Desarrollar y prestar servicios y productos con la participación de clientes o ciudadanos
– Desarrollar sistemas y procedimientos que permitan ofrecer respuestas fundamentadas y gestión de quejas
Factores de resultados
6- Resultados orientados a clientes o ciudadanos
Qué resultados está alcanzando la organización en relación con la satisfacción de sus clientes (que pueden conocer con encuestas, cartas, llamadas…).
Hay que tomar en consideración qué resultados ha alcanzado la organización en sus esfuerzos para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes y ciudadanos, a través de:
– Resultados de las mediciones de la satisfacción de los clientes o ciudadanos, en relación a la implicación, productos y servicios…
– Los indicadores utilizados para medir esos resultados
7- Resultados en las personas
Se trata de los resultados en relación con la satisfacción de las personas que componen la organización, lo interno, los RRHH, que se puede saber mediante encuestas de clima, evaluando las condiciones de trabajo, capacitación, índice de ausentismo…
Se evalúan:
– Los resultados de las mediciones de la satisfacción y motivación de las personas, en relación a la satisfacción global, con la dirección, las condiciones de trabajo, el desarrollo de capacidades…
8- Resultados en la sociedad
El impacto en el ambiente; si hay proyectos benéficos… Si se puede satisfacer las necesidades y expectativas de la comunidad local, nacional e internacional. Se relaciona con la calidad de vida, el medioambiente y la conservación de los recursos globales.
Se toman en consideración qué está logrando la organización en su impacto en la sociedad, con referencia a los resultados del rendimiento social y medioambiental.
9- Resultados clave del rendimiento
Se evalúan las metas específicas, qué resultados está obteniendo la organización en relación con sus fines y objetivos específicos, y con la satisfacción de las necesidades y expectativas de todos los que tienen un interés financiero o de otro tipo en la organización.
Se evalúa la consecución de objetivos, rendimiento financiero, etc.
El CAF puede ser un primer paso para hacer un diagnóstico, y en algunos casos puede adaptarse a empresas privadas.
Siempre tiene que haber una comunicación respecto de los resultados.