Es un proceso sistemático, en relación a lo educativo. Se realiza en la empresa o por medio de ella. Es un proceso intencional, relacionado con responder a la demanda del conocimiento, habilidades y aptitudes necesarias para poder cumplir con la tarea (actual o futura).
En este proceso educativo hay dos partes beneficiadas.
Pasos:
1) Diagnóstico
2) Planificación y diseño
3) Ejecución
4) Evaluación
- Diagnóstico
Primero hay que realizar análisis organizacionales y funcionales (qué tareas, qué necesidades, qué tipo de capación necesito…).
Brecha: la diferencia entre lo que tengo/ sé, y lo que necesito o deseo. A partir de ella sale la detección de las necesidades de capacitación. La idea de la capacitación es achicar esta brecha.
Para detectar las necesidades de capacitación cuento con herramientas como:
– Evaluación de desempeño
– Encuesta de clima (relacionada con la satisfacción de los empleados; no nos dice qué capacitación hace falta, pero orienta)
– Focus groups o reuniones periódicas. Es una modalidad personalizada, con compromiso.
– Encuestas de necesidad de capacitación.
– Documentación de la empresa, como legajos o resultados (es más pasiva y no genera compromiso, pero es económica y da algo de info).
La brecha puede darse por 3 motivos:
1- Discrepancia: la diferencia entre lo que la persona debería rendir y la realidad. Genera estrategias reactivas.
2- Cambio: es a futuro, y por lo tanto, preventiva.
3- Incorporación: por amplificación (ej: vamos a abrir el mercado a Brasil). Preventiva.
Garantía: también hay otros factores que influyen o pueden influir en la tarea. Hay que tenerlos en cuenta para poder diseñar una capacitación óptima. Por ejemplo, no va a servir si es un grupo inestable y no tengo esto en cuenta.
Considerar el factor “garantías” nos ayuda a que la capacitación sirva más.
Otro punto a tener en cuenta es la relación costo-beneficio, en qué medida se justifica. Por ej, en un caso de brecha por incorporación, quizás sea mejor contratar a alguien nuevo.
Estamos frente a una necesidad de capacitación cuando una función o tarea requerida por la organización no se desempeña con la calidad necesaria porque los que deben hacerlo carecen de los conocimientos, habilidades y aptitudes para la ejecución de dicho nivel.
- Planificación y diseño
Planificación: lo macro. Es la formulación de la estrategia. Tiene 4 elementos:
a- Organización: el presupuesto, la cultura, el clima, la predisposición, etc. en tanto empresa.
b- Logística: el lugar, el tiempo, el horario…
c- Aprendizaje: los objetivos o expectativas con respecto al conocimiento. Esto se ve influenciado por la edad del grupo, la experiencia previa, la antigüedad en la empresa…
d- Metodología: el tipo de capacitación, la modalidad (a distancia o presencial, individual o grupal…)
Diseño: lo micro. La organización del responsable de la capacitación. También tiene 4 puntos:
e- Objetivo: de la capacitación. El para qué.
f- Metodología: actividades a realizar.
g- Recursos: los medios para concretar la metodología.
h- Agenda: planificación del tiempo.
- Ejecución
Consta de 3 etapas:
1) Inicio (presentación)
2) Desarrollo (la capacitación propiamente dicha)
3) Cierre (poder evaluar en qué medida sirvió, y los conocimientos adquiridos).
Se puede trabajar con casos, role-playing, tipo expositivo, distancia o presencial, grupo o personal, etc.
- Evaluación
Se da todo el tiempo, no solo al final. Atraviesa todos los momentos. Se trata de evaluar los resultados pero también el costo-beneficio, la metodología adecuada, etc.
Se evalúa a nivel personas, empresas, y toda la capacitación en sí.
También acompaña la ejecución, de inicio a fin, por parte del ejecutor o de evaluadores. Porque siempre hay que tener un plan B, para no darse cuenta recién al final de que no sirvió.
La capacitación motiva, pero depende del caso. Si el objetivo es directamente motivar, tengo que estar atento a las expectativas de la persona. Y no perder de vista las garantías.
Otro tipo de capacitación es el de Inducción, para el ingresante, que se adapte lo más rápido posible. Puede ser formal o informal.